«МегаФон» - первый общероссийский оператор сотовой связи. Лицензионное покрытие ОАО «МегаФон», а также принадлежащих ему на 100% дочерних компаний охватывает всю территорию Российской Федерации с населением 145 млн. человек. Компании такого масштаба требовалось надежное, удобное и масштабируемое решение для организации документооборота, ведь ежедневно каждое подразделение компании принимает и отправляет сотни официальных писем, факсов и электронных сообщений, а также разрабатывает, согласовывает и подписывает десятки внутренних документов. В 2004 году в качестве основы для корпоративной системы электронного документооборота (КСЭДО) «МегаФон» выбрал продукты линейки Hummingbird Enterprise: Hummingbird DM и Hummingbird Enterprise Workflow. Все работы по внедрению КСЭДО осуществлялись компанией «ТерраЛинк» - крупнейшим российским поставщиком решений Hummingbird, одним из ведущих системных интеграторов и лидеров в области информационных технологий.

“Внедрение КСЭДО привело к значительному повышению эффективности работы ЗАО «Соник Дуо» («МегаФон-Москва»), - рассказывает руководитель отдела документационного обеспечения управления ЗАО «Соник Дуо» Елизавета Лобова. – В частности, существенно сократилось время на поиск необходимых документов, и была полностью исключена возможность потери информации. С помощью разработанной системы эффективного контроля в значительной степени возросла исполнительская дисциплина, а руководству компании стала доступна оперативная отчетность по процессам, связанным с документами КСЭДО. Снизились временные затраты на согласование организационно-распорядительной документации (в среднем до 2-4 рабочих дней) и высвободилось время сотрудников, ранее занимавшихся согласованием документации на бумажном носителе. Все это в целом повысило эффективность и степень контролируемости бизнес-процессов”.

Работы по проекту продолжаются, но уже сейчас можно отметить, что впечатляющая скорость распространения системы (возможно, самая высокая среди проектов по внедрению систем электронного документооборота в России), широкий географический охват и чрезвычайно высокая оценка проекта производителем ПО делают проект одним из интереснейших примеров внедрения КСЭДО в крупных российских компаниях. В ноябре 2005 г. на саммите Hummingbird в Лондоне «МегаФон» получил награду "Клиент 2005 года (коммерческий сектор)" по региону EMEA (Европа, Ближний и Средний Восток, Африка) за этот крупномасштабный проект внедрения. “В процессе реализации проекта, - комментирует руководитель проекта в компании «ТерраЛинк» Рашид Мухарлямов, - специалисты «ТерраЛинк» разработали ряд уникальных сервисных подсистем, дополняющих базовый функционал платформы Hummingbird как в интересах бизнес-пользователей, так и служб, ответственных за эксплуатацию системы”.

В настоящий момент система внедрена в компании «МегаФон» на 1800 клиентских местах, и количество рабочих мест постоянно растет.

Как отметил менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании «ТерраЛинк» Евгений Стаханов, “проект в «МегаФоне» стал крупнейшим внедрением Hummingbird в России. Знаменитая западная платформа успешно продемонстрировала себя в российских условиях, и залогом удачной реализации проекта стал не только профессионализм исполнителя, но и высокий уровень организации проекта со стороны заказчика, его вовлеченность во все аспекты внедрения”.

Этапы проекта

Система электронного документооборота в ОАО «МегаФон» имеет модульную структуру и разрабатывается поэтапно. На первом этапе специалистами «ТерраЛинк» осуществляется разработка модулей в ЗАО «Соник Дуо». На данном этапе совместная рабочая группа, состоящая из специалистов Головного офиса ОАО «МегаФон» и ЗАО «Соник Дуо», определяет необходимый функционал модуля и способ его реализации, а специалисты «ТерраЛинк» разрабатывают модуль. Заказчик проводит предварительное тестирование, и после внесения необходимых изменений модуль внедряется в ЗАО «Соник Дуо». Специалисты «ТерраЛинк» производят обучение конечных пользователей работе с модулем, и начинается этап опытной эксплуатации, по итогам которого готовится пакет для дистрибуции в Головном офисе «МегаФон», Северо-Западном филиале и дочерних компаниях.

В 2004 - 2005 гг. в ЗАО «Соник-Дуо» («МегаФон-Москва»), Головном офисе и дочерних компаниях ОАО «МегаФон» были внедрены модули «Архив организационно-распорядительной документации» и «Архив входящей и исходящей корреспонденции». Модули «Согласование организационно-распорядительной документации» и «Библиотека ИТ-департамента» внедрены соответственно в ЗАО «Соник Дуо» и Головном офисе ОАО «МегаФон». В настоящий момент в ЗАО «Соник Дуо» внедряется модуль «Архив договоров» с интеграцией с SAP R/3 и модуль «Служебные записки» на базе Hummingbird DM.

Функциональность модулей

«Архив организационно-распорядительной документации» и «Архив входящей и исходящей корреспонденции» - модули на базе Hummingbird DM. Первый модуль предназначен для создания, регистрации и хранения приказов, протоколов и распоряжений компании, второй - для регистрации и хранения всех видов входящей и исходящей корреспонденции. В обоих модулях предусмотрена автоматическая регистрация документов, размещение отсканированных копий оригиналов документов в КСЭДО. Модули включают систему контроля исполнения документов, создания и контроля поручений по документам, а также систему отчетности на базе Crystal Reports.

«Согласование организационно-распорядительной документации» - модуль на базе Hummingbird Enterprise Workflow, который предназначен для согласования приказов, созданных в Hummingbird DM, по маршруту в веб-интерфейсе. Поддерживает список обязательных и дополнительных согласующих лиц, механизмы ролей и ассистентов, ограничения по срокам согласования (deadlines), вложенные подмаршруты. Включает построение листа согласования с помощью системы отчетности на базе Crystal Reports.

«Библиотека ИТ-департамента» - модуль на базе Hummingbird DM, предназначенный для хранения внутренней документации ИТ-департамента.