Однако зачастую пополнить баланс счета, числившегося за телефонным номером, удобнее с помощью покупки и активации телефонных карт. В этом случае можно оперативно распределять предоплаченные услуги связи среди сотрудников по мере производственной необходимости.

Хотелось бы подробнее остановиться на этом варианте расчета за сотовую связь. Кроме того, в декабре прошлого года вышло письмо Минфина России от 07.12.05 № 03-03-04/1/418. В нем еще раз разъясняется порядок учета телефонных разговоров производственного характера для налога на прибыль.

Учет телефонных карточек

Во многих организациях стоимость телефонных разговоров строго лимитируется. То есть для каждой категории сотрудников устанавливается ежемесячный размер расходов на мобильную связь. Средства на приобретение телефонных карт выдаются строго в пределах указанных ограничений. Сверх лимита сотрудник может пользоваться услугами сотовой связи только за свой счет. Таким образом, сотрудники не заинтересованы в использовании служебной мобильной связи для личных нужд.

Денежные средства для приобретения телефонных карт выдаются из кассы по расходному ордеру. Одновременно с выдачей денежных средств сотрудник от лица организации получает доверенность на приобретение телефонной карты. Операция отражается проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

- отражена выдача средств сотруднику на приобретение телефонной карты (основание - расходный кассовый ордер).

Поступление телефонных карт в кассу предприятия от подотчетного лица можно отразить бухгалтерской записью:

Дебет 50-3 «Денежные документы» Кредит 71

- поступили в кассу телефонные карты (основание - журнал учета приема и выдачи денежных документов).

При выдаче телефонной карты сотруднику происходит ее активирование. В результате оператор зачисляет предоплату за услуги связи на счет соответствующего абонента. При этом возникает дебиторская задолженность, что отражается проводкой:

Дебет 60 Кредит 50-3 «Денежные документы»

- отражена выдача (активирование) телефонной карты сотруднику (основание - журнал учета приема и выдачи денежных документов).

Расходы на оплату услуг мобильной связи являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99)). Признание указанных расходов производится на основании детализированного счета, выставляемого оператором связи:

Дебет 25, 26, 44 Кредит 60

- признаны расходы по оплате услуг мобильной связи (основание - детализированный счет).

Сумма НДС, оплаченная оператору мобильной связи, принимается к вычету на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ. Проводки по входному НДС имеют вид:

Дебет 19 Кредит 60

- отражена сумма НДС (основание - счет-фактура);

Дебет 68 Кредит 19

- принята к вычету сумма НДС (основание - счет-фактура).

Предложенный здесь вариант расчетов с оператором имеет одно важное отличие от схемы, рассмотренной в статье «Мобильную связь оплачивает работодатель». Разница состоит в том, что в нашем варианте сотрудник не в состоянии истратить на мобильную связь больше средств, чем установлено лимитом. Размер этого лимита статистически обоснован с точки зрения служебных нужд и не оставляет места для личных переговоров. Таким образом, у бухгалтера пропадает необходимость учитывать задолженность сотрудников за пользование связью в личных интересах.

Но предлагаемый вариант не призывает бухгалтера отказаться от контроля телефонных разговоров по детализированному счету. Стоимость личных разговоров, если таковые будут обнаружены, все равно нельзя будет отнести на расходы и учесть при расчете налога на прибыль.

Новый документ Минфина

При проведении проверок налоговики всячески стремятся оспорить обоснованность включения в состав расходов для налога на прибыль затраты на мобильную связь. В частности, много споров вызывает ведение переговоров по мобильной связи сотрудниками, находящимися в отпуске, а также в выходные и праздничные дни.

До недавнего времени доказать служебный характер таких переговоров было практически невозможно. Однако Минфин России выпустил письмо от 07.12.05 № 03-03-04/1/418, в котором финансисты высказывают по этому вопросу свое мнение. Они считают, что при выполнении некоторых условий такие расходы можно признать обоснованными.

Для этого у организации должен быть ряд документов. Автор статьи «Мобильную связь оплачивает работодатель» перечислил большинство рекомендуемых Минфином документов. Однако финансисты расширили этот перечень. Они считают, что для подтверждения расходов нужны должностные инструкции. В них в обязательном порядке должна быть указана необходимость использования сотовых телефонов для выполнения работниками своих обязанностей. Это, по мнению Минфина, является критерием экономической обоснованности соответствующих расходов.

Теперь организация, предъявив налоговикам комплект документов, официально рекомендованный Минфином, может снять большинство вопросов со стороны проверяющих. В том числе в части обоснования использования сотовой связи для служебных нужд во внерабочее время.

© Виктория Ларина, главный бухгалтер, "Домашний Компьютер"